Eidfjord Kommune

10. Innsyn arbeidstakers e-poster og elektroniske filer

10. Innsyn arbeidstakers e-poster og elektroniske filer

Eidfjord fjellstyre stiller e-post, lagringsmuligheter på personlig områder og utstyr til kommunikasjon og lagring, herunder telefon, til rådighet for arbeidstakerne til bruk i arbeidet for Eidfjord fjellstyre. Arbeidstakernes bruk av nevnte skal ikke Eidfjord fjellstyre som arbeidsgiver ha innsyn i, foruten i helt spesielle tilfelle. Dette omfatter innsyn i:  

  • E-postkasse som arbeidsgiver har stilt til arbeidstakers disposisjon til bruk i arbeidet 
  • arbeidstakers personlige områder i virksomhetens datanettverk eller annet elektronisk utstyr som arbeidsgiver har stilt til arbeidstakers disposisjon til bruk i arbeidet og 
  • aktivitetslogger i virksomhetens datanettverk 

Eidfjord fjellstyre skal bare foreta innsyn i ovennevnte opplysninger i følgende tilfelle:  

  • Når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten eller 
  • ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkasse eller annet elektronisk utstyr medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed. 

Dersom ett av ovennevnte forhold foreligger, skal innsyn forelegges for og besluttes av daglig leder.  

Følgende prosedyre skal følges ved innsyn:  

Innsyn skal kun gjennomføres av daglig leder med bistand av it-faglig ekspertise.  

  • Arbeidstaker skal så langt som mulig varsles og få anledning til å uttale seg før innsyn gjennomføres innsyn. I varselet skal det begrunnes hvorfor vilkårene for innsyn anses å være oppfylt og orientere om arbeidstakers rettigheter. 
  • Arbeidstaker skal så langt som mulig gis anledning til å være til stede under gjennomføringen av innsyn og har rett til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen representant. 
  • Er innsyn foretatt uten forutgående varsel eller uten at arbeidstaker var til stede, skal arbeidstaker gis skriftlig underretning om dette så snart innsyn er gjennomført. Underretningen skal inneholde opplysninger om hvilken metode for innsyn som ble benyttet, hvilke e-poster eller andre dokumenter som ble åpnet samt resultatet av innsynet, samt begrunnes hvorfor vilkårene for innsyn anses å være oppfylt og orientere om arbeidstakers rettigheter. 
  • Innsyn skal gjennomføres på en slik måte at opplysningene så langt som mulig ikke endres og at frembrakte opplysninger kan etterprøves. 
  • Åpnede e-poster, dokumenter eller tilsvarende som det viser seg at ikke er nødvendige eller relevante for formålet med innsynet, skal straks lukkes. Eventuelle kopier skal slettes. 

Prosedyrene må ikke følges for innsyn i aktivitetslogger når formålet med innsynet er å administrere virksomhetens datanettverk eller å avdekke eller oppklare sikkerhetsbrudd i nettverket, og innsynet ikke er rettet mot én eller flere konkrete ansatte. 

Prosedyrene ovenfor skal benyttes både overfor nåværende og tidligere arbeidstakere, samt andre som utfører, eller har utført, arbeid for Eidfjord fjellstyre.  

Disse prosedyrene gjelder tilsvarende der behandlingen skjer ved hjelp av databehandler, og skal også benyttes ved innsyn i opplysninger som finnes på sikkerhetskopier eller tilsvarende eller er slettet av arbeidstaker.